Jak radzić sobie z błędnie wystawionymi paragonami?
Standardy prawne i techniczne urządzeń fiskalnych, przepisy dotyczące rejestrowania obrotu czy stosowna opieka serwisowa, uwzględniająca m.in. obowiązkowe, cykliczne przeglądy kas i drukarek. Wszystko to ma służyć trosce o prawidłowe, bezbłędne prowadzenie dokumentacji z ewidencji sprzedaży. Nie znaczy to jednak, że nie ma tu miejsca na pomyłkę. I że taka pomyłka to duży, nierozwiązywalny problem. Natomiast wydany klientowi paragon nie może zawierać błędu, a gdy już się przydarzy – trzeba wiedzieć, jak zareagować.
Paragon z pomyłką – co (można) z nim zrobić?
Z perspektywy klienta paragon fiskalny może się nieraz wydawać zbędnym świstkiem. Nierzadko od razu po transakcji trafia do kosza czy nawet – co de facto nie powinno mieć miejsca – potrafi nie być przyjmowany (chyba, że nabywca woli zachować wydruk na wypadek ewentualnego skorzystania z prawa do zwrotu lub reklamacji, na co często pozwala właśnie taki dokument). Sprawy jednak mają się inaczej z punktu widzenia przedsiębiorcy czy po prostu – obowiązujących go przepisów. W istocie, paragon to bardzo ważny wydruk. Jego poprawne wystawienie i wydanie klientowi (bez jego prośby) musi nastąpić po każdej, zarejestrowanej transakcji. Nie można też takiego dokumentu zastąpić np. potwierdzeniem płatności kartą z terminala (co – niestety – bywa praktykowane). Paragony stanowią potwierdzenie zgodnego z prawem ewidencjonowania obrotów, odprowadzania należnych podatków, uczestnictwa w uczciwej konkurencji, nie zaś pozostawania w tzw. „szarej strefie”.
Jak zatem nietrudno się domyślić – taki wydruk nie może zawierać pomyłek. Nie oznacza to jednak, że popełnienie błędu w przypadku takiego wydruku jest awykonalne. Co prawda, to kasa lub drukarka fiskalna wystawia paragon, ale za sprawą działań operatora urządzenia rejestrującego – operatora, który nie jest nieomylny. Dlatego wystawienie fiskalnego wydruku z oczywistą pomyłką nie stanowi druzgocącego problemu. Z drugiej strony – nie można tego tak zostawić. Sprawy nie ułatwia fakt, że taka operacja, raz przeprowadzona, nie podlega korekcie z poziomu urządzenia rejestrującego. Innymi słowy, wystawiony paragon fiskalny nie da się „cofnąć”, „poprawić” czy „usunąć” – jest on bowiem trwale zapisany w pamięci wspomnianej technologii. Rodzi się więc pytanie: jak osoba obsługująca kasę lub drukarkę rejestrującą powinna postępować w takich okolicznościach. Odpowiedź na to pytanie brzmi…
Ewidencja błędnych paragonów
W przypadki zaistnienia takich sytuacji, jak omówiona – zgodnie z przepisami – przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić ewidencję oczywistych pomyłek. Na czym to polega? Chodzi o osobną dokumentację, zawierającą właśnie „korekty”, których nie jest w stanie uczynić urządzenie rejestrujące. A dokładniej: mowa o poszczególnych notatkach, gdzie każda z nich będzie zawierała odpowiednie elementy oraz informacje. W takim wpisie powinny znaleźć się dane na temat m.in. błędnie zewidencjonowanej sprzedaży (czyli wartości sprzedaży brutto i wynikającej z niej wartości podatku należnego) i okoliczności, w jakich doszło do pomyłki. Notatkę należy też uzupełnij o oryginał paragonu z takiej transakcji. Naturalnie – wykonanie całej procedury nie zwalnia z obowiązku ponownego, poprawnego zaewidencjonowania sprzedaży towarów lub usługo oraz wystawienia i wydania klientowi paragonu z właściwymi informacjami.
To, co jednak nie jest obowiązkowe – lub może raczej: nie określone w sposób precyzyjny przez przepisy – to sposób gromadzenia wyżej omówionych wpisów. Podatnik sam może zdecydować, w jakiej formie będzie przechowywał dokumentację z ewidencji błędnych paragonów. Przykładowo, może w tym celu wykorzystać oddzielny zeszyt bądź segregator albo równie dobrze – jakąś teczkę. Z pewnością jednak gromadzenie takiej dokumentacji w jednym miejscu, w sposób uporządkowany, będzie z korzyścią dla przedsiębiorcy.